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办公自动化(OA)

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办公自动化(OA)

OA智能办公自动化办公系统详解

提高办公自动化程度一直是大家追求的目标,不论是企业还是党政机关都对办公自动化寄于厚望。在过去的十年中计算机与网络技术飞速发展,财务、进销存等管理软件和个人办公软件在中国得到了普及与应用,而企业级的办公自动化应用却困难重重,进展不大,少数实力雄厚的单位针对自己的需求投入了大量人力物力进行了项目开发,但成功应用的并不多。外研科技做为一家专业办公自动化软件开发商,专注于OA软件的研发和推广,经过不懈努力,探索出一条推动办公自动化应用的新模式。

OA办公系统就是政府、企事业单位实行无纸化办公的解决方案,产品的目标是帮助客户快速地建立起一个弹性、灵活、高效的电子化协同办公与知识管理环境,具体而言,主要实现以下四个方面的功能: 

 ● 建立内部通讯平台; ● 实现工作流转的自动化;● 建立信息发布平台; ● 实现文件管理的自动化。

 一、应用范围 

 ● 各类企业和企业集团的办公自动化;

 ● 各级党政机关的办公自动化;

 ● 支持知识管理和ISO9000管理;

 ● 支持分布式办公与移动办公。

二、功能介绍 

1、内部通讯平台

◆ 电子邮件

使用电子邮件可与组织内部人员进行通信,可进行邮件的创建、发送、接收、阅读、回复等。

◆ 在线短信 

可以即时感知用户是否在线,可使用在线短信功能进行实时交流和留言。

◆ 手机短信(需要和当地电信部门取得使用短信接口的协议)

可发送手机短信,当重要工作到达时以短信形式将通知发送到非在线用户手机中,确保重要事件的及时通知。

2、信息发布平台

◆ 电子公告

可发布各种公共信息如公告、通知或启事等。每个部门也可以建立自己的公告系统。 

◆ 电子论坛

为用户提供一个信息交流、思想沟通和问题讨论的空间,根据需要可以发起并创建某方面的议题,其他人可在此进行自由的谈论和发言,包括进行咨询、解答和收集意见等。

◆ 电子刊物

实现网上收集、编辑和发布单位内部的刊物。刊物编辑将有关信息筛选、汇集成期刊,并在网上发布,所有用户都可以参加投稿和阅览已发布的各类刊物。

3、日常办公

◆ 网上审批

网上办理单位内部的各项审批,如:工作请示、工作报告、工作交办、部门间的工作联络、出差申请、采购申请、报销、请假等日常工作流程都可以通过网上进行办理和审批。 

◆ 公文处理

实现收文处理和发文处理的电子化,提高公文处理的效率。收文处理可对来文的登记、拟办、批办、传阅、承办、转办等环节进行办理。发文处理可对公文制发中的拟稿、核稿、会稿、签发、编号、登记、打印等环节进行处理。

 ◆ 工作监控

领导可对各项工作的进展情况进行实时监控,了解每个人员每项工作的办理情况,并可进行催办。

4、文件管理

◆ 文件管理

文件是信息和知识的载体,文件管理的目的是对文件的存放、阅读和查找进行有效的组织与控制;并提供快捷的检索工具。

◆ 文件库设置

可根据单位的实际业务需要设置文件库的数目,在文件库中文件夹的数量和级次也可按需设置,实现了文件的层次化管理。

◆ 访问权限

提供针对文件库、文件夹和文件的多重访问权限控制,确保文件访问与操作的安全。

5、会议管理

提供对会议的全过程进行管理,由会议计划和会议纪要两部分组成,会议计划包括:计划拟定、计划审批、通知和会议安排查询。会议纪要包括:纪要拟稿、核稿、审批和纪要文件管理与查询。

6、组织管理

◆ 组织机构 

对组织机构与人员进行设置,包括部门设置、岗位设置和人员设置,以及各部门、各岗位职能的描述等。

◆ 权限划分

对所有人员根据部门职能、岗位职责和工作需要进行权限赋予,确定符合其职务要求的使用权限。

7、系统管理

对组织机构、表单格式、工作流程、数据字典、打印格式、统计定义等功能与模块进行管理与维护。

8、辅助办公(增强版)

◆ 物品管理

提供办公用品信息登记与分类维护、物品库存和可领用信息查询、物品领用申请与审批、物品发放与报损等功能。

◆ 车辆管理

提供车辆资料登记、车辆状态网上实时查询、用车申请、用车审批、车辆与司机调度等功能。

◆ 资源管理

提供单位内各类可共享资源的分类与登记、使用状态查询、资源预约申请、审批与调度等功能,实现网上资源管理与提高资源利用率。 

◆ 图书管理

提供图书信息登记、分类查询、借阅申请与审批、图书归还等功能。

◆ 领导活动安排

提供领导活动计划拟定与审批、日程安排的查询等功能。

◆ 名片管理

提供名片信息的登记、管理与共享等功能,可自由设置私有名片和共享名片。

◆ 时刻表

提供各类时刻表信息(航班时刻表、列车时刻表及其它类型时刻表)发布与查询等功能。

◆ 信息采编

提供信息收集与整理、信息刊物编辑、发布与查阅功能。

三、产品特点

1、 可定制:组织机构、表单格式、工作流程、访问权限、打印格式、统计等全面提供自定义

◆ 组织机构

对组织机构进行设置,包括部门设置、岗位设置和人员设置,以及各部门、各岗位职能的描述。组织机构是系统进行工作管理和权限分 配的基础。

◆ 表单定制

管理员可根据本单位业务需求,定义出各种格式的表单,提供给各个子系统应用。

◆ 流程定制

管理员无需编程便能快捷地定义出符合本单位需求的各项工作流程,自定义项目丰富,可很好地满足组织中各种工作处理的需要。流程 定制包括:流程定义、环节定义和流向定义三个步骤: 

[流程定义]:对每个流程的名称、类别、管理者、归档方式和归档数据库,以及可以应用该流程创建新工作的人员等基本属性进行定义。

[环节定义]:对流程中各个办理环节的名称、办理方式、办理人员、办理权限和提示、催办等进行定义。办理方式可选择:◎编辑式◎审批式◎ 分发式;办理人员:可选择具体的岗位或人员,也可设定成由上一环节指定或由文档中的某个域指定,并提供“只需其中一个办理人办理”或“需全部办理人共同办理”等辅助选项;办理权限有:◎允许编辑文档 ◎允许填写意见 ◎允许查看意见汇总 ◎允许跟踪后续办理过程等,并可用控制变量控制各个环节能够看到或编辑的正文部分;提示催办中可设定:新工作到达时邮件提示和办理期限、逾期催办等。 

[流向定义]:对流程中各个环节的流向进行定义,可定义直流、分支、条件分支、协办、循环和进入新流程等功能,满足各种类型流程处理的需要。

自由流程:系统还提供了一种自由流程应用模式,在现实中有些工作无法用规范化的流程运转,这时可将这类工作定义成自由流程,无须定义流向,这样工作就可以在各个环节之间自由流转,完全由办理人根据具体情况来决定下一步流向。 

◆ 字典库

对常用的办公用语、流水号、打印格式等进行设置和维护。

◆ 系统初始化

提供创建系统数据库、更新版本信息、恢复系统默认权限、删除用户自定义信息和删除用户登录信息等功能。

2、可规划:可根据单位的具体情况规划工作流程和文件管理体系

◆ 按照需要设定工作流程

应用流程定制功能可方便地定义出组织中的发文处理、收文处理、请示报告及各项审批、签核等工作流程。流程一经定制完成,即可反复应用于日常办公之中。每个流程可设立管理者,便于对流程内所有处于办理中的文档进行实时监控,方便各级主管及时掌握所管工作的进展情况。

◆ 层次化的文件管理模式

文件在系统中按:文件库-文件夹-文件-子文件四个层次进行组织,文件库可根据需要进行设置,文件夹也可根据需要多级设置。

◆ 提供多重权限框架,各类组织可根据自身需要有效地规划访问控制体系

文件库权限有:管理者、编辑者、作者、读者4类,文件库权限向下递延到文件夹。

文件夹权限有:管理者、编辑者、作者、读者4类,文件夹权限向下递延到下级文件夹。

文件的访问受文件夹权限控制,管理者还可进行文件级访问权限设定。

◆ 文件格式自定义

文件管理系统中的文件格式表单可灵活自行定制,文件中可存储文本、office文档、扫描件以及声音图像等任意类型的文档。

3、可管理:以组织机构为基础,对整个组织的工作和权限进行管理

当组织机构中的部门、岗位或人员发生调整时,可对系统各模块内相应的权限进行同步更新,以确保数据的安全和完整。

4、B/S+C/S:采用群件技术和Web技术相结合,同时提供B/S和C/S两种应用模式

用户可根据自身需要选择合适的应用模式,也可两种模式混合应用。特别地,OA系统在B/S模式下具有良好的运行速度,可基于互联网实现安全快速地运行,大大方便了分布式办公和移动办公。

5、事找人:为领导和办公人员提供一个集中办理工作的窗口 

OA系统可以将协同办公集中到[待办工作]和[在办工作]两个窗口,在此各项工作进行分类,并按时间和轻重缓急进行排列,每个人都可方便地在此依次办理各项工作。

6、可扩展:开放式体系结构、标准化接口、并配有二次开发手册

OA系统采用开放式体系结构,各个模块独立实现,并具有标准接口,为今后系统的升级和扩展打下良好基础。同时,客户也可根据二次开发手册,并利用系统内置的二次开发辅助工具自己进行二次开发,开发出新的功能模块或与其它系统互连。

四、应用效果

实现远程办公和移动办公,随时随处办理工作事务无论您身处国外、还是国内,无论您在机场、酒店、家中……都可以随时投入到工作中来,方便快捷地掌握组织内部的工作进度与状况,及时处理工作问题。

实现知识管理,使优秀员工的思想、经验与技术获得积累,并转化成组织中的共享资源通过OA系统进行知识管理,员工的工作经验和技术技能,不断积累,将成为组织中强大的共享资源,通过对知识资源的授权利用将加速创新和提高效率,也避免因人员流动导致工作的脱节与贻误。

通过工作流转的自动化,实现高效快捷的办公通过OA系统实现各部门、各级之间横向纵向工作流程处理的自动化,将大大提高办公效率,保证快捷、准确地处理工作。这一点在办公场地较为分散的单位尤为明显。

有效监管工作人员的工作情况,实现实时工作任务的监督与催办及时有效监控各部门、各个人员的工作进度情况;实时全面掌控各部门的工作办理状态,及时发现问题及时解决,从而减少差错、防止低效办公。系统将记录每个工作的全程办理状态信息。

明确工作岗位与工作职责,增强人员的责任感,减少推托、扯皮等现象明确赋予各岗位的权限与职责,任何人都不可越权处理工作,使得各自责任明确,落实到人,查有所依;杜绝工作中出现职权不明、相互推脱扯皮现象。解决多岗位、多部门的协同工作问题,实现高效协作办公。

方便领导同各级工作人员的有效沟通多种途径、多种方式,使管理者同各级人员保持有效、快捷的工作交流与信息沟通,排除了信息沟通不畅给企业发展带来的羁绊。